Interesse om op zondag 6 april mee te werken aan de organisatie van Dorp van de Ronde? Of wil je zelf iets organiseren?
Meer info
De gemeente moedigt organisatoren zeker aan om iets te organiseren. We vragen wel om je evenement aan te melden, zodat we een overzicht houden. Alleen zou kunnen we de veiligheid van de bezoekers én de renners garanderen.
Deze evenementen kunnen doorgaan op openbaar domein (bv. rondpunt Vliegend Paard, Markt Oedelem, Parking rondpunt Parkstraat, grasplein O.C. De Kleine Beer, Kleuterweelde, Kooldreef...). Daarnaast kan je ook iets organiseren op privédomein, uiteraard met toestemming van de eigenaar.
Meld je evenement ten laatste 14 januari 2025 aan via het e-loket:
- Organiseer je een evenement op privédomein, op uitnodiging (dus niet publiek): enkel aanmelding nodig.
- Organiseer je een evenement op privédomein, publiek toegankelijk: dienst evenementen doet een screening en neemt contact op.
- Organiseer je een evenement op openbaar domein, publiek toegankelijk: dienst evenementen doet een screening en neemt contact op.
Alle aangemelde evenementen nemen we op in onze promo: op de website, in Open blad en op sociale media.
Voorwaarden
VEILIGHEID
- De opbouw moet gebeuren VOOR vrijdagavond.
- Er is een veiligheidsverantwoordelijke per feestzone.
- Het feestterrein wordt afgebakend ter bescherming van de bezoeker.
- GEEN glas op het parcours: kies herbruikbare bekers.
- De organisator is verantwoordelijk voor het reinigen van het openbaar domein: in de opbouwfase, tijdens de doortocht en in de afbraakfase.
- Drones zijn niet toegelaten.
- Hoogtewerkers zijn alleen toegelaten als ze minstens 500 meter zijdelings van het parcours opgesteld staan en lager zijn dan 20 meter.
SPONSORS
- Brouwerij De Brabandere (Maes, Kwaremont) en Coca Cola (frisdranken en water) zijn officiële vaste drankenpartners. Flanders Classics vraagt om voor de dranken samen te werken met deze partners (voor ambulante of éénmalige evenementen).
- Geen commerciële acties en/of verloting van kaarten van de Ronde Van Vlaanderen. Vb. Per verkoop van een bak Jupiler kan er geen kaart verloot worden voor het evenement tijdens de Ronde Van Vlaanderen: mag niet.
- Geen zichtbare promotie. Vb. Er mogen geen commerciële banners, schermen zichtbaar getoond worden langs het parcours, wel in de diepte in de feestzones zolang die niet zichtbaar zijn voor de filmploeg.
- Een VIP-event met ticketing moet voorgelegd worden aan Flanders Classics.
Een licentieovereenkomst wordt hiervoor opgemaakt.
Procedure
De gemeente moedigt organisatoren zeker aan om iets te organiseren. We vragen wel om je evenement aan te melden, zodat we een overzicht houden. Alleen zou kunnen we de veiligheid van de bezoekers én de renners garanderen.
Meld je evenement ten laatste 14 januari 2025 aan via het e-loket:
- Organiseer je een evenement op privédomein, op uitnodiging (dus niet publiek): enkel aanmelding nodig.
- Organiseer je een evenement op privédomein, publiek toegankelijk: dienst evenementen doet een screening en neemt contact op.
- Organiseer je een evenement op openbaar domein, publiek toegankelijk: dienst evenementen doet een screening en neemt contact op.