Privacy

We vinden de bescherming van jouw persoonsgegevens belangrijk

We hechten een groot belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en verwerken je persoonsgegevens met de nodige zorg. De persoonsgegevens die je ons verstrekt, worden verwerkt door de gemeente Beernem, Bloemendalestraat 112, 8730 Beernem. Het gemeentebestuur is dus de verantwoordelijke voor de verwerking van je gegevens. We werken hierbij volgens de bepalingen van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 27 april 2016. 

Welke persoonsgegevens verwerken we?

We verwerken volgende categorieën van persoonsgegevens:

• identificatiegegevens zoals titel, naam, voornaam, adres, telefoon- en gsmnummer, e-mail
• elektronische identificatiegegevens zoals IP-adressen, cookies
• rijksregisternummer en identiteitskaartnummer
• financiële en transactiegegevens zoals bankrekeningnummers, betalingen, leveranciersgegevens
• patrimoniuminformatie (kadastergegevens) zoals eigenaarsgegevens
• persoonlijke kenmerken zoals leeftijd, geslacht, geboortedatum en -plaats, burgerlijke staat en nationaliteit
• geluidsopnames, foto- en beeldmateriaal.

Deze gegevens komen bij ons terecht:

• omdat je ze zelf aan ons hebt bezorgd
• omdat we ze verzamelen als je onze sites gebruikt
• omdat we ze hebben ontvangen via andere bronnen (andere overheden of partners).

We verwerken ook persoonsgegevens voor statistisch onderzoek, maar deze gegevens zijn gepseudonimiseerd. Dat wil zeggen dat we deze gegevens niet kunnen herleiden tot individuen of personen. Aan de hand van deze gegevens kunnen we je dus niet meer identificeren.

Waarom verwerken we je persoonsgegevens?

Wij verwerken je persoonsgegevens op basis van ofwel:

• je toestemming
• een contract dat we onderling afsluiten
• een wettelijke verplichting waaraan we moeten voldoen
• een taak die we als overheid moeten uitvoeren in het kader van algemeen belang of openbaar gezag.

Met de verwerking van persoonsgegevens proberen we verschillende doelstellingen te realiseren:

Behandeling van je dossier:
Gemeente Beernem is een overheidsinstantie met wettelijke verplichtingen en met taken in het kader van het algemeen belang of openbaar gezag. Om deze verplichtingen na te komen en onze taken uit te voeren hebben we je gegevens nodig. Dit is bv. het geval bij de opvolging van dossiers in het kader van burgerzaken, de behandeling van vergunningsdossiers, dossiers in het kader van ruimtelijke planning, beheer van gemeentelijke eigendommen en domeinen, allerhande subsidiedossiers en belastingdossiers, ...

Nieuwsbrieven en online communicatie:
Via nieuwsbrieven brengt de gemeente jou op de hoogte van nieuws over en activiteiten in het kader van onze werking. Je kan je hiertegen steeds kosteloos verzetten (zie verder).

Foto- en beeldmateriaal:
Bij verschillende gelegenheden maken wij foto's en films. Onze medewerkers doen dit zelf, of we maken hiervoor gebruik van professionele fotografen. Deze foto's en films gebruiken we voor promotionele doeleinden. Je kan je hiertegen steeds kosteloos verzetten (zie verder).

Evenementen:
Het gemeentebestuur organiseert regelmatig evenementen. Om deze evenementen te kunnen organiseren hebben we je gegevens nodig. Wij gebruiken je persoonsgegevens dus ook om je uit te nodigen voor deze activiteiten, meestal via je e-mailadres maar mogelijks ook schriftelijk. Je kan je hiertegen steeds kosteloos verzetten (zie verder).

Functionaliteit van onze website:
Wij willen dat onze website goed werkt en dat je snel jouw informatie kan terugvinden. Daarom verzamelen we gegevens van bezoekers aan de hand van verschillende technieken zoals Google Analytics. Deze gegevens worden niet individueel verzameld maar we aggregeren deze gegevens in algemene rapporten.
We willen ook dat jouw bezoek aan onze website optimaal verloopt. Daarom werken we met cookies. Je kan via de instellingen van je browser verhinderen dat cookies worden gebruikt of dat je bepaalde waarschuwingen krijgt bij het installeren of verwijderen van cookies. Let op: als je geen cookies toelaat kan het zijn dat onze site niet optimaal werkt.

Online inschrijvings- en zaalreservatieprogramma:
De gemeente Beernem heeft een online inschrijvings- en zaalreservatieprogramma. De persoonsgegevens die je verstrekt via https://reservaties.beernem.be/ worden enkel gebruikt in het kader van klantenadministratie, dus om jouw inschrijving voor een activiteit of zaalreservatie goed te kunnen afhandelen.

E-loket:
Via het e-loket kan je solliciteren, een melding doen, je inschrijven voor een vorming of activiteit, materiaal ontlenen, aktes opvragen, inschrijven op een nieuwsbrief,… Hiervoor hebben we wel persoonsgegevens nodig. Deze gegevens worden enkel gebruikt om je aanvraag, melding, inschrijving op een goede manier te kunnen voldoen.

Hoe verwerken we jouw persoonsgegevens?

We nemen alle technische en organisatorische maatregelen om de verwerking van jouw gegevens veilig te laten verlopen en we eisen van derden die je persoonsgegevens voor ons behandelen of verwerken dat zij hetzelfde doen. Toegang tot je persoonsgegevens is beperkt om ongeoorloofde toegang, wijziging of misbruik te voorkomen en is alleen toegestaan voor die medewerkers die je gegevens nodig hebben om hun job uit te oefenen. Deze medewerkers zijn verplicht om discreet om te gaan met de gegevens en leven alle technische voorschriften na om de gegevens veilig te verwerken.

De gegevens worden bewaard zolang als nodig is om onze dienstverlening te kunnen aanbieden, omdat we er een belang bij hebben of om onze wettelijke verplichtingen na te komen.

Geven we je persoonsgegevens door aan derden?

We zullen nooit jouw gegevens meedelen aan derden, tenzij in volgende gevallen:

• het is noodzakelijk voor het bereiken van de eerder vermelde doelstellingen (zie "Waarom verwerken we jouw persoonsgegevens?")
• je geeft ons hiervoor schriftelijke toestemming
• we zijn wettelijke verplicht om dit te doen
• ze worden opgevraagd in het kader van een gerechtelijk onderzoek. 

Andere overheidsinstanties:
Als regionale overheid geven we je persoonsgegevens door aan Federale, Vlaamse overheidsinstanties of aan de provincie West-vlaanderen, ingeval we hiertoe verplicht zijn. Omgekeerd vragen we ook je persoonsgegevens op bij andere overheidsinstanties, in het bijzonder bij het gebruik van authentieke gegevensbronnen. Deze uitwisseling van gegevens is ook wettelijk geregeld of mogen we doen op basis van machtigingen. Onze machtigingen kan je raadplegen op de website van de Vlaamse Toezichtcommissie.

Gemeente Beernem is ook partner in een aantal Europese projecten. Bij de realisatie van de projecten is het vaak nodig om persoonsgegevens mee te delen aan de projectpartners. Aangezien zij ook behoren tot de EU, passen zij ook de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 27 april 2016 toe.

Deelnemerslijsten:
Als je deelneemt aan deze evenementen dan gaan we er van uit dat je naam, voornaam en organisatie mogen verspreid worden onder de andere deelnemers van het evenement, als dat zou bijdragen aan het opzet en het welslagen van het evenement. We doen dit bijvoorbeeld bij evenementen die specifiek gericht zijn op het netwerken en contacten leggen.

Foto en beeldmateriaal:
Foto's en films worden via onze beeldbank verwerkt. Onze medewerkers hebben toegang tot deze mediadatabank en kunnen het materiaal gebruiken in het kader van hun opdrachten. Dit betekent ook dat zij dit materiaal kunnen publiceren via onze website, via magazines (infoblad, zomerboekje,...) en via sociale media. Daarnaast kan foto- en beeldmateriaal worden verstrekt aan andere lokale besturen en partners, maar dat gebeurt onder strikte voorwaarden.

Ook publiceren we via onze gemeentelijke kanalen foto's van Instagram die getagd zijn met de hashtag 'igbeernem'. Instagramgebruikers gebruiken de hashtag #igbeernem specifiek met de kennis dat de foto gebruikt kan worden in onze gemeentelijke kanalen. Dit staat ook zo vermeld op onze website.

Hosting en dienstenleveranciers:
Om je gegevens te verwerken gebruik we een aantal toepassingen of programma's. Een aantal van deze toepassingen staan bij externe dienstenleveranciers die hierin gespecialiseerd zijn. Sommige van die leveranciers hebben de toepassing ook ontwikkeld en doen voor ons het beheer van de toepassing. Zij treden dus op als verwerker in opdracht van de gemeente. Met deze leveranciers hebben we de noodzakelijke verwerkersovereenkomsten afgesloten. Dat wil zeggen dat zij eveneens zorgvuldig en correct omgaan met jouw persoonsgegevens.

Wat zijn je rechten en hoe kan je die uitoefenen?

Als betrokkene heb je bepaalde rechten en als gemeentebestuur willen we ervoor zorgen dat je deze eenvoudig kan uitoefenen. Je moet er wel rekening mee houden dat niet al deze rechten zomaar kunnen worden ingeroepen. Als overheidsinstantie hebben wij een aantal wettelijke verplichtingen en vervullen wij taken van algemeen belang en openbaar gezag, waardoor we niet altijd kunnen ingaan op verzoeken om inzage, verbetering, wissen, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid en bezwaar tegen de verwerking. In die zin zijn in de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 27 april 2016 uitzonderingen voorzien. Een weigering van onze kant zullen we altijd motiveren.

Voor bepaalde verwerkingen heb je als betrokkene altijd het recht om kosteloos jouw toestemming in te trekken. Dit is het geval bij de nieuwsbrieven, waar je via een link in een nieuwsbrief kan uitschrijven. Ook bij uitnodigingen voor evenementen krijg je altijd via een link in het bericht de mogelijkheid om je uit te schrijven voor toekomstige uitnodigingen.

Voor foto- en beeldmateriaal kan je op het moment zelf de organisator of de fotograaf aanspreken en kenbaar maken dat je niet wil gefilmd of gefotografeerd worden. 

Wanneer een foto of film wordt gepubliceerd waarop je herkenbaar in beeld komt en je wil deze publicatie ongedaan maken, dan volstaat het om je vraag per e-mail te richten aan communicatie@beernem.be. Vergeet niet te vermelden over welke foto of film het gaat en waar je die gezien hebt. Het kan zijn dat we hiervoor bijkomende informatie opvragen om na te gaan of jouw vraag rechtmatig is.

Als het niet gaat over nieuwsbrieven, uitnodigingen of foto- en beeldmateriaal maar over andere verwerkingsactiviteiten waarbij je persoonsgegevens gebruikt worden, dan kan je over verschillende manieren je rechten uitoefenen:

INZAGE? Voor inzage in jouw gegevens:

• Per brief: stuur je vraag per brief naar functionaris gegevensbescherming, Bloemendalestraat 112, 8730 Beernem.
• Per e-mail: stuur je vraag naar privacy@beernem.be. 

CORRECTIE, AANVULLING EN ANDERE VRAGEN? Voor alle andere vragen, in het bijzonder de correctie van foute gegevens over aanvulling van onvolledige gegevens:

• Per brief: stuur je vraag per brief naar functionaris gegevensbescherming, Bloemendalestraat 112, 8730 Beernem.
• Per e-mail: stuur je vraag naar privacy@beernem.be.

Let op: om je vraag te kunnen beantwoorden kan het zijn dat we een bewijs van jouw identiteit nodig hebben. Mogelijks vragen we hiervoor een scan van je identiteitskaart mee op te sturen. We zullen deze kopie of scan enkel gebruiken om vast te stellen of je daadwerkelijk de betrokkene bent waarvan de persoonsgegevens verwerkt worden, dan wel de ouder of de voogd in het geval van -16 jarigen. Van zodra we beiden tevreden zijn met het antwoord op jouw vraag zullen we de kopie of scan vernietigen.

Waar kan je terecht als je niet tevreden bent met de manier waarop we omgaan met jouw gegevens?

We doen ons uiterste best om je persoonsgegevens correct te behandelen. Ben je toch niet tevreden met onze werkwijze, neem dan contact op met onze functionaris gegevensbescherming,

• Per brief via functionaris gegevensbescherming, Bloemendalestraat 112, 8730 Beernem.
• Per e-mail via privacy@beernem.be.

Je kan altijd een klacht neerleggen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
02 274 48 00
02 274 48 35
contact@apd-gba.be

Vragen over de verwerking van jouw persoonsgegevens?

Bel ons op 050 28 90 89 of mail naar privacy@beernem.be.